Innkjøpssystemer er systemene og prosessene som organisasjoner bruker for å kjøpe varene og tjenestene de trenger. Målet med et innkjøpssystem er å oppnå best mulig pris for varene eller tjenestene som kjøpes, samtidig som det sikres at kvaliteten på varene eller tjenestene oppfyller organisasjonens standarder.
Innkjøpssystemer innebærer vanligvis følgende trinn:
1. Identifisere behovet for en vare eller tjeneste
2. Identifisere potensielle leverandører av varen eller tjenesten
3. Be om tilbud eller tilbud fra potensielle leverandører * * 4. Evaluering av tilbud eller tilbud fra potensielle leverandører
5. Velge en leverandør
6. Legge inn en bestilling hos leverandøren
7. Motta varen eller tjenesten
8. Betale for varen eller tjenesten
Hva er de seks 6 nøkkeltrinnene i kjøpsprosessen?
1. Planlegging og strategiutvikling
Innkjøpsprosessen starter med utvikling av en innkjøpsplan eller strategi. Denne planen skisserer de spesifikke varene eller tjenestene som må anskaffes, ønsket mengde, forventet tidsramme og budsjett. Innkjøpsplanen vil også ta hensyn til potensielle risikoer og betingede hendelser.
2. Leverandøridentifikasjon og screening
Når innkjøpsplanen er på plass, er neste trinn å identifisere og screene potensielle leverandører. Dette innebærer å utføre undersøkelser for å identifisere potensielle leverandører, og deretter vurdere dem basert på faktorer som pris, kvalitet, levering og kundeservice.
3. Forhandling
Når en kortliste over leverandører er identifisert, er neste trinn å forhandle vilkår og betingelser. Dette inkluderer forhandling av priser, betalingsbetingelser, leveringsplaner og andre betingelser. Målet er å komme til en avtale som er gjensidig fordelaktig for både kjøper og leverandør.
4. Kontraktsutvikling og gjennomføring
Etter at forhandlingsfasen er fullført, er neste steg å utvikle og utføre en kontrakt. Kontrakten bør være klar og konsis, og bør skissere de spesifikke vilkårene i avtalen. Når kontrakten er signert, er begge parter juridisk forpliktet til å opprettholde sine forpliktelser.
5. Ordreplassering og administrasjon
Neste steg er å legge inn en bestilling hos leverandøren. Dette innebærer å spesifisere de eksakte varene eller tjenestene som kjøpes, mengdene, leveringsdatoen og andre relevante detaljer. Når bestillingen er lagt inn, er det viktig å overvåke og administrere den for å sikre at leverandøren oppfyller alle kravene.
6. Mottak og inspeksjon
Når varene eller tjenestene er levert, må de inspiseres for å sikre at de oppfyller spesifikasjonene i kontrakten. Hvis det er noen problemer, må de tas opp med leverandøren. Når varene eller tjenestene har blitt akseptert, er kjøpsprosessen fullført.
Hva er de tre typene kjøp?
1. Spotkjøp er å kjøpe varer eller tjenester for umiddelbar levering og betaling. Denne typen kjøp brukes ofte til akutte eller ikke-planlagte kjøp.
2. Kontraktskjøp er en langsiktig ordning mellom kjøper og selger, der kjøperen samtykker i å kjøpe en viss mengde varer eller tjenester over en periode. Denne typen kjøp kan hjelpe bedrifter med å spare penger ved å få rabatter for volumkjøp.
3. Rammeinnkjøp er et system satt opp av en innkjøper der en liste over forhåndsgodkjente leverandører benyttes ved alle fremtidige kjøp. Dette kan forenkle innkjøpsprosessen og bidra til at det kun benyttes kvalitetsleverandører.
Hvordan kan kjøpsprosessen forbedres?
Det finnes en rekke måter kjøpsprosessen kan forbedres på, inkludert effektivisering av prosessen, automatisering av repeterende oppgaver og introduksjon av nye teknologier.
En måte å effektivisere innkjøpsprosessen på er å sentralisere all innkjøpsaktivitet innenfor en enkelt avdeling. Dette vil sikre at alle innkjøpsordrer blir rutet gjennom ett enkelt kontaktpunkt, noe som kan bidra til å fremskynde prosessen og redusere sannsynligheten for feil.
En annen måte å forbedre kjøpsprosessen på er å automatisere repeterende oppgaver. Dette kan gjøres ved hjelp av programvareapplikasjoner som kan generere innkjøpsordrer basert på forhåndsinnstilte kriterier, eller ved å integrere innkjøpsprosessen med andre forretningssystemer som regnskap og lagerstyring.
Endelig kan nye teknologier også introduseres i kjøpsprosessen for å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten. For eksempel kan radiofrekvensidentifikasjon (RFID)-tagger brukes til å spore lagernivåer i sanntid, noe som kan bidra til å sikre at de riktige varene alltid er på lager.
Hva er 5 kritiske funksjoner ved innkjøp?
De fem kritiske funksjonene ved innkjøp er:
1. Innkjøp og leverandørvalg
2. Kontraktsforhandling
3. Kontraktsstyring
4. Innkjøpsordrestyring
5.Lagerstyring
Hva er de to grunnleggende typene innkjøp?
De to grunnleggende typene kjøp er direkte kjøp og indirekte kjøp. Direkte kjøp er når et selskap kjøper varer eller tjenester direkte fra et annet selskap. Indirekte kjøp er når et selskap kjøper varer eller tjenester fra en mellommann, for eksempel en grossist eller detaljist.